Государственный архив Тамбовской области — крупнейшее хранилище исторических документов на территории области, в котором сосредоточены документальные источники по истории социально-экономической, общественно-политической и культурной жизни Тамбовской губернии и области со второй половины XVII в. по настоящее время.

В архивохранилищах ГАТО хранится более 3,9 тыс. фондов, содержащих свыше 1,3 млн. ед. хр. управленческой документации, документов личного происхождения, научно-технической документации, фотодокументов. Фонд научно-справочной библиотеки архива содержит книги по вопросам краеведения, истории, культуры, права и др. отраслей знания, а также периодические издания, карты, плакаты, листовки.

У истоков архивной деятельности стояла Тамбовская губернская ученая архивная комиссия (ТУАК), созданная в 1884 г. на основании «Положения о губернских исторических архивах и губернских ученых архивных комиссиях».
Архивная часть работы комиссии состояла в сборе исторических документов, их систематизации и сосредоточении в едином архивохранилище. Для этого разбирались архивы местных учреждений, просматривались документы частных архивов.

Во исполнение декрета Совета Народных Комиссаров «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» от 1 июня 1918 г., в ноябре 1918 г. был назначен уполномоченный по Тамбовской губернии Главного управления архивным делом, который принял от ТУАК исторический архив, содержавший 14 фондов, что и стало основой документальной коллекции архива.

В соответствии с «Положением о губернских архивных фондах», изданным СНК РСФСР 31 марта 1919 г., архив при уполномоченном Главархива был реорганизован в Тамбовский губернский архив.

В 1925 г., в соответствии с «Положением об организации ЕГАФ (Единого государственного архивного фонда) РСФСР», утверждённого Коллегией Центрархива РСФСР 3 февраля 1925 г., губархив был разделен на два: Тамбовский губернский архив Октябрьской революции (АОР) и Тамбовский исторический архив (Истарх). В 1928 г. эти архивы были реорганизованы в окружные.

В 1921 году в архиве было на учёте 36 фондов, а на 1 января 1929 г. – уже 709. «Положение об Архивном Управлении РСФСР», утверждённое ВЦИК и СНК РСФСР 28 января 1929 г., возложило на архивы задачи организации научно-исследовательской работы по архивным документам в интересах социалистического строительства, в результате чего появилась необходимость ускорить темпы комплектования архивов. Наряду с приёмом документов от учреждений, в 1929 году в тамбовские архивы были сданы документы бывших Моршанского и Кирсановского отделений Губернского архивного бюро, а в 1930-1931 годах – документы Борисоглебского окружного отделения Облархбюро ЦЧО, в результате чего количество фондов возросло до 1339. Поскольку значительное количество документальных материалов поступало в архив в необработанном виде, была развёрнута работа по приведению архивных фондов в порядок.

В 1930 г. архивы были реорганизованы в местные архивохранилища, находившиеся до 1934 г. в ведении областного архивного бюро ЦЧО, а в 1934-1937 гг. — Тамбовского отделения Воронежского областного архивного управления.

В 1937 году, с образованием Тамбовской области, местные архивохранилища были реорганизованы в Тамбовский областной архив Октябрьской революции и Тамбовский областной исторический архив, состоявшие в ведении Тамбовского областного архивного управления.

По Указу Президиума Верховного Совета СССР от 16 апреля 1938 г. о передаче Центрархива СССР в ведение НКВД СССР, областные архивы перешли в ведение Архивного отдела УНКВД по Тамбовской области.

В соответствии с постановлением СНК СССР от 29 марта 1941 г. «Об утверждении Положения о Государственном Архивном фонде Союза ССР и сети государственных архивов СССР» оба архива были объединены в Государственный архив Тамбовской области, находившийся в ведении Архивного отдела УНКВД (с 1946 г. – МВД по Тамбовской области).

Великая Отечественная война внесла коррективы в планы работы архива. Условия военного времени, помимо непосредственно архивной работы, потребовали от архивистов заниматься и хозяйственными делами, в первую очередь, заготовкой топлива (у архива было четыре архивохранилища, которые размещались в зданиях церквей Казанского и Вознесенского монастырей).

В срочном порядке была подготовлена эвакуация документов архива в г. Курган, затем, в начале 1944 года – их реэвакуация. Кроме того, в годы войны в Тамбов поступили эвакуированные документы из оккупированных областей (Гомельской, Брянской и др.), что потребовало напряжённой работы по приёму, размещению, использованию, а затем подготовку их к реэвакуации. Тем не менее, архив выполнял и свои основные задачи. В период Великой Отечественной войны тематика радиопередач, публикаций и выставок была поставлена на службу патриотическому воспитанию и развитию экономики.

В послевоенные годы архив использует свои документы в целях оказания помощи стране в восстановлении разрушенного хозяйства: выявляет сведения о полезных ископаемых, урожайности сельскохозяйственных культур, и т.д.

В 1962 г. архивный отдел и Государственный архив Тамбовской области были переданы в ведение Тамбовского облисполкома, с 1991 г. – администрации Тамбовской области.

В начале 1970-х годов архив начал строительство нового здания, которое завершилось в 1978 г. Переместив значительный массив документов в новое 6-этажное здание, архив, тем не менее, не решил проблему «архивной полки» и продолжал занимать здание летней церкви Казанского монастыря до 1991 года. В настоящее время архив, кроме основного здания, имеет в пользовании удалённое помещение, приспособленное под архивохранилище.

В 2003 г. Государственный архив Тамбовской области был переименован в Государственное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ГУ «ГАТО»).

В 2005 г. архивный отдел был реорганизован путём слияния с Управлением культуры и архивного дела области, а Государственный архив Тамбовской области поступил в ведение данного управления.

В 2007 г. ГУ «ГАТО» переименовано в Тамбовское областное государственное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ТОГУ «ГАТО»), а в 2011 г. — в Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ТОГБУ «ГАТО»).

Архив ведет активную научно-информационную деятельность, участвует в отраслевых научно-исследовательских разработках, разрабатывает методические пособия и инструкции в области архивного дела. Архив на протяжении многих лет является базой для практических занятий студентов местных вузов по архивоведческим и документоведческим дисциплинам.

Ведётся систематическая работа по комплектованию и пополнению фондов. В целях эффективного использования архивной информации архив создает и совершенствует систему научно-справочного аппарата, в которую входят описи документов, обзоры, картотеки, каталоги, указатели.

В помощь исследователям подготовлены справочно-информационные материалы: «Евгений Абрамович Боратынский. К истории рода на тамбовской земле» (Тамбов, 2006); Путеводитель по фондам ГАТО (Тамбов, 2007); исторический очерк «История административно-территориального деления Тамбовского края. XVII — начало XXI вв. (Тамбов, 2011); обзор фондов и документов ГАТО «Тамбовская губерния в Отечественной войне 1812 года» (Тамбов, 2012).

Публикация архивных документов – одна из основных задач архива. Постоянно проводится работа по расширению доступа пользователей к ретроспективной информации путём рассекречивания архивных документов. Архивистами введены в научный оборот не изученные ранее документы по истории гражданской войны, в т.ч. о крестьянском восстании под руководством А.С. Антонова; документы о деятельности ученого-хирурга В.Ф. Войно-Ясенецкого (архиепископа Луки) и работе эвакогоспиталей, главным хирургом-консультантом которых он был в годы войны; документы о процессе «раскрестьянивания» российской деревни и политических репрессиях в 1930-1950-е гг.; о функционировании лагерей военнопленных на территории области в годы войны. Ежегодно архивисты публикуют в средствах массовой информации более 30-ти статей о составе и содержании архивных фондов, готовят выставки архивных документов, теле- и радиопередачи по краеведческой тематике, ведут лекционную работу по пропаганде краеведения в образовательных учреждениях Тамбова.

В читальный зал архива ежегодно выдается свыше 20-ти тыс. дел, описей, книг, подшивок журналов и газет. Среди посетителей читального зала — преподаватели вузов, аспиранты, студенты, представители органов управления и организаций, журналисты, священнослужители и др. категории исследователей не только из России, но и стран СНГ и дальнего зарубежья: Белоруссии, Германии, Ирландии, Франции, США. Все они получают квалифицированную консультацию специалистов по интересующей их тематике.

Документы архива используются учёными, краеведами при подготовке диссертаций, документальных изданий, монографий. Экземпляры изданных трудов, как правило, авторы передают в научно-справочную библиотеку архива.
Одним из первоочередных направлений работы является обеспечение ретроспективной документной информацией органов государственной власти и местного самоуправления, юридических и физических лиц, обеспечение социальной защищённости граждан посредством исполнения социально-правовых запросов.

Архивисты вносят немалый вклад в патриотическое воспитание сограждан, осуществляя информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами истории Отечества, участвуя в научных конференциях, читая лекции и проводя уроки в образовательных учреждениях, экскурсии по выставкам архивных документов.

В настоящее время архивом активно используются новейшие информационные технологии: функционирует сайт архива, создаются тематические базы данных по документам архива, осуществляется оцифровка научно-справочного аппарата.
Деятельность архива получает высокую оценку как исследователей, так и руководства области. За вклад в развитие архивного дела, сохранение и пропаганду исторического наследия Тамбовского края в 2007 г. коллективу Государственного архива Тамбовской области присуждена Премия Тамбовской области имени И.И. Дубасова.

В 2013 г. Государственный архив Тамбовской области награждён почётным знаком «За активную работу по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации», учреждённым в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.11.2006.