В состав документов, хранящихся в ТОГБУ «ГАТО», входят архивные фонды и архивные документы Архивного фонда Тамбовской области на различных видах носителей, подлежащие хранению:

• органов государственной власти, государственных организаций, иных государственных структур;
• религиозных учреждений, конфессий, созданные до момента отделения церкви от государства;
• юридических лиц различных форм собственности;
• физических лиц (фамильные архивы, коллекции документов и др.);
• научно-техническая, аудиовизуальная документация;
• копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов, хранящихся в Учреждении;
• копии документов по истории Тамбовской области, хранящихся в других российских и зарубежных архивах;
• тематические базы данных.

В Архиве хранятся документы местных органов власти и управления с 1719г., учреждений суда, прокуратуры и нотариата с 1764 г., военных учреждений (1779-1948 гг.), статистических, финансовых и кредитных учреждений с 1779 г., учреждений сельского, лесного и водного хозяйств с 1780 г., органов управления промышленностью, промышленных предприятий и строительных организаций с 1832 г., учреждений связи и транспорта с 1839г., органов науки, культуры и просвещения с 1609 г., органов здравоохранения с 1797 г., органов учреждений Временного правительства (1917-1918 гг.), общественных организаций с 1917 г. (кроме образованных позже 1990 г.), личные фонды с 1627 г., фотодокументы с 1860 г., фонодокументы с 1957 г., видеодокументы с 1992 г.

В Архиве хранятся документы по личному составу от организаций, предприятий, учреждений, ликвидированных до 1990 г.; метрические книги и книги регистрации актов гражданского состояния до 1925 г.

Все документы сданы в архив на государственное хранение по истечении сроков ведомственного хранения либо в результате ликвидации организации и находятся на открытом хранении, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.