Порядок исполнения генеалогических и тематических запросов:

• Выявление документов по тематическим и генеалогическим запросам осуществляется на платной основе.
• Архив приступает к исполнению запросов после подтверждения получения на расчётный счёт архива предварительной оплаты в размере 50%, без гарантии положительного ответа. Исполнение запросов генеалогического об актах гражданского состояния, тематического на основании документов с точно указанными заявителем реквизитами, исполняется при 100% предоплате. Сумма предварительной оплаты указывается в уведомлении, которое направляется заявителю в ответ на его запрос.
• По окончании работы архив высылает окончательный счёт, после оплаты которого заявителю направляется ответ в виде архивной справки, копий документов, тематического перечня и т.п., с отсылочными данными на архивные документы.
• В случае получения отрицательного результата поиска документов сумма предварительной оплаты не возвращается, дополнительный счёт не предъявляется. Заявителю направляется информационное письмо с перечнем просмотренных архивных документов.
• Срок исполнения генеалогического запроса (о родословной) от 30 до 60 дней со дня поступления предварительной оплаты. В случае сложного поиска срок исполнения согласовывается с заявителем.
• Запрос заявителя рассматривается и исполняется архивом при наличии в нём следующих данных: фамилии, имени и отчества заявителя, почтового адреса (в т.ч. в случае направления запроса по электронной почте), указания темы запроса и хронологии запрашиваемой информации.
• Исходная информация для генеалогического поиска должна содержать фамилию (для женщин - девичью), имя, отчество, дату рождения искомого лица и обязательно место рождения (название населённого пункта - города или села конкретного уезда). Поиск проводится по метрическим книгам церквей, в приход которых входили населенные пункты. В нашем архиве хранятся метрические книги Тамбовской губернии до 1925 года. Более поздние документы об актах гражданского состояния хранятся в архивах ЗАГС по месту рождения искомого лица.