В течение 2025 года Государственный архив Тамбовской области работал в соответствии с утверждённым планом, государственным заданием на оказание государственных услуг (выполнение работ), рекомендациями Росархива «О планировании работы архивных учреждений на 2025 год и их отчётности за 2024 год», приказами министерства культуры Тамбовской области (далее – Министерство) и ТОГБУ «Государственный архив Тамбовской области» (далее – архив), решениями дирекции архива.

1. Оказание информационных услуг на основе архивных документов

Исполнено всего 6703 запроса (на 857 запросов больше, чем за аналогичный период прошлого года), из них 1602 социально-правовых запроса, 5101 тематический запрос. В том числе по запросам государственных органов и органов местного самоуправления подготовлено 548 информационных материалов:

об истории Тамбовского наместничества и области (Министерство культуры Тамбовской области);

о курсах усовершенствования командного состава (Министерство обороны Российской Федерации);

о зданиях и сооружениях (синагоги и пр.) (Комитет по управлению муниципальным имуществом г. Тамбова);

о женских организациях Тамбовской губернии (Совет депутатов Первомайского муниципального округа);

запросы органов суда и прокуратуры и др.

В числе наиболее сложных и требующих значительных затрат бюджета рабочего времени запросов можно назвать обращение Отделения фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тамбовской области, в целях подготовки проекта федерального закона «О предоставлении социальных гарантий женщинам, удостоенным звания «Мать-героиня». Архивистами проведена масштабная работа по выявлению сведений о награждении женщин орденом «Мать-героиня», проживающих в г. Тамбове и Тамбовской области за период с 1944 г. по 1991 г. Выявлена информация о 1918 женщинах, награждённых орденом «Мать-героиня».

По запросу телекомпании НТВ ООО «ВЕРСИЯ. Библиотека прав» вновь подготовлены материалы для цикла телепередач «Следствие вели» с ведущим Л. Каневским.

Дано ответов пользователям, обратившимся в архив на социальных страницах архива «ВКонтакте» и «Одноклассники» – 132.

В соответствии с перечнем документов, подлежащих рассекречиванию, согласованному с фондообразователем, комиссией по рассекречиванию ТОГБУ «ГАТО» осуществлялась работа по переводу на открытый режим хранения документов Главного управления Центрального банка РСФСР (Банка России) по Тамбовской области.

С начала года специалистами принято и проконсультировано 2760 граждан, лично обратившихся в архив.

2. Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним (очная)

В читальном зале архива экспонировались выставки документов, посвящённые памятным дням Отечества, подготовленные ранее: «Тамбовская тропинка к Пушкину»; «Музы в солдатских шинелях» (культура и искусство в годы Великой Отечественной войны); «День Победы приближали как могли».

Также в читальном зале экспонировалась выставка книжных изданий из НСБ, посвящённая 80-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.

Читальный зал посетило 287 пользователей, из них впервые – 199. Всего посещений – 2878.

Основные направления исследовательских работ – генеалогия, история градостроительства, история Тамбовской епархии, памятники истории и культуры Тамбовского края, история промышленных предприятий Тамбовщины.

В читальный зал было выдано 5418 описей дел, 20458 дел, 167 книг, 450 журналов и 39 газетных подшивок из НСБ.

Пользователям всех категорий из архивохранилищ выдано 62625 дел.

По заказам пользователей изготовлено 8409 копий архивных документов.

3. Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним (удалённая)

Удалённый доступ пользователей к справочно-поисковым средствам к документам обеспечивается размещением на официальном сайте архива и в автоматизированной информационной системе «Электронный каталог Государственного архива Тамбовской области» оцифрованных описей документов, указателей и баз данных. За отчётный период в ЕАИС введено 35015 заголовков дел, размещено 68 описей из 12 фондов в формате PDF, в БД «Эвакуированные» добавлено 3133 записи, в именной указатель внесено 16532 записи, в географический – 17030 записей.

Удалённый доступ пользователей к копиям документальных источников обеспечивается размещением на сайте архива, в ЕАИС и в социальных сетях информационных материалов по профильной архиву тематике. На официальных страницах архива в социальных сетях «ВКонтакте» и «Одноклассники» размещено 314 публикаций сотрудников архива о составе и содержании архивных фондов и о значимых событиях в архиве, в разделе сайта «Новости» размещена 21 информация о составе и содержании архивных фондов и о значимых событиях в архиве. В разделе «Выставки» размещены две выставки цифровых копий архивных документов.

В 2025 году на выставках, в публикациях, в проекте «Герои войны» в открытом доступе размещено 652 цифровые копии архивных документов, в ЕАИС ТОГБУ «ГАТО» (https://kaisa.tambovarchiv.ru/) в базе данных «Фотокаталог» размещено 850 оцифрованных фотодокументов.

Продолжается работа по развитию ЕАИС. В соответствии с договором с ООО «АЛЬТ-СОФТ» на модернизацию электронного каталога, в 4 кв. в ЕАИС добавлен модуль платной услуги «Электронный читальный зал» (ЭЧЗ). В нем реализована возможность создания личного кабинета пользователя с функцией удаленного просмотра цифровых копий архивных документов по абонементу, оформления «экспресс-заказов» на изготовление копий архивных документов, подключена функция «онлайн» оплаты услуг в личном кабинете пользователя. За период с 08.10.2025 по 01.01.2026 в ЭЧЗ зарегистрировалось 1240 пользователей. Размещение цифровых копий архивных дел ведётся на регулярной основе, по мере подготовки.

С внедрением в практику работы ЕАИС «Электронный каталог Государственного архива Тамбовской области» увеличился объём работы и добавились виды работ, без увеличения количества штатных единиц. В связи с этим временно приостановлено ведение БД «Переселенцы».

За отчётный период совершено 164,9 тыс. посещений (1,2 млн просмотров) официального сайта, страниц архива в социальных сетях в информационно-коммуникационной сети интернет, и «Электронного каталога Государственного архива Тамбовской области».

4. Обеспечение сохранности и учёт архивных документов

Согласно данным учёта, на 01.01.2026 в архивохранилищах ГАТО хранится 4022 архивных фонда, содержащих 1 362 733 ед.хр. управленческой, научно-технической документации, документов личного происхождения, аудиовидеодокументов.

С целью обеспечения сохранности архивных документов лабораторией копирования, реставрации и переплёта документов изготовлено 584 архивные коробки, 328 конвертов.

Отреставрировано 2596 ед. хр. с физической реставрацией 37959 листов и мелким ремонтом 74692 листа. Отреставрировано 24 кв.м. крупноформатных карт. В лабораторию поступали документы из внесённых в план реставрации фондов по данным картотеки физического состояния дел, а также документы, состояние физической сохранности которых не позволяет выдать их пользователям.

Подшито и переплетено 446 дел текущего делопроизводства, переплетено 151 экземпляр книг научно-справочной библиотеки (далее – НСБ) и 4 подшивки газет.

Проведена выверка учётных документов 112 фондов советского периода, в которых учтено 5722 ед. хр.

В соответствии с планом проводилась проверка наличия и физического состояния документов на бумажной основе, в ходе которой проводится проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов.

В соответствии с цикличностью проверки наличия и физического состояния особо ценных документов проводится проверка особо ценных документов (ОЦД) фонда 1049 Коллекция метрических книг церквей Тамбовской губернии.

Выполнена проверка наличия и технического состояния микрофильмов страхового фонда на ОЦД фонда Р-3443 Тамбовский облисполком. Проверено 224440 кадров в 21 ед. хр. Проведена реставрационно-профилактическая обработка 2678 кадров в 12 микрофильмах страхового фонда, на которых были обнаружены дефекты.

Проведена проверка наличия 3600 ед. хр. из Коллекции фотодокументов.

Проведена работа по оцифровке описей советского периода. Отсканирована 61 опись из 32 фондов, содержащих 9483 заголовков ед. хр., 1603 лист.

Продолжается работа по созданию ЭФП на архивные документы в соответствии с методическими рекомендациями «Электронный фонд пользования: хранение, учёт и использование» (М., 2023). Оцифрованы документы на бумажной основе в количестве 150 ед. хр., 22553 листов. Продолжена оцифровка ревизских сказок ф. 12 Тамбовская казённая палата и метрических книг Борисоглебского уезда ф. 1049 Коллекция метрических книг церквей Тамбовской губернии. По запросам органов власти оцифрованы 4 дела фонда Р-4148 Отдел по делам военнопленных и интернированных при Управлении НКВД. Также оцифрованы наиболее часто используемые дела и дела плохой физической сохранности перед проведением реставрационных работ из ряда фондов. Продолжена оцифровка фотодокументов советского периода из коллекции фотодокументов – 850 ед. хр.

5. Комплектование архивными документами

В сфере взаимодействия архива с организациями-источниками комплектования и федеральными структурами, с которыми заключены соглашения о сотрудничестве по вопросам архивного дела, на постоянной основе проводится работа по оказанию методической и практической помощи в разработке положений об экспертных комиссиях (ЭК) и архивах, составлении номенклатур дел, описей дел.

В Списке организаций-источников комплектования – 96 организаций, в списке федеральных организаций, с которыми заключено трёхстороннее соглашение о взаимодействии в сфере архивного дела – 24 организации, в списке держателей личных фондов – 17 фондообразователей.

Отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов подготовлены и проведены семинары-практикумы для специалистов организаций-источников комплектования на темы:

1. Взаимодействие государственного архива с организациями-источниками комплектования (Карикова Е.В., присутствовало 18 человек);

2. Составление паспорта архива организации (Шнякина И.Е., присутствовало 18 человек);

3. Номенклатура дел: назначение, этапы подготовки, требования к составлению и оформлению (Карикова Е.В., присутствовало 22 человека).

Специалисты других отделов архива оказывали методическую помощь по профильным им направлениям деятельности (в том числе в качестве экспертов ЭПК). По обращениям личным или по телефону сделано консультаций[1]: муниципальным архивам в составе органов местного самоуправления 39, юридическим и физическим лицам – 74.

Отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов подведены итоги ежегодной паспортизации архивов организаций – источников комплектования. Как показал анализ паспортов архивов исполнительных органов Тамбовской области, составляющих 23% от общего количества организаций, включённых в Список организаций–источников комплектования архива, в половине указанных органов не соблюдены установленные законодательством сроки упорядочения и передачи на государственное хранение архивных документов. О данной ситуации, сложившейся вследствие недофинансирования процедуры упорядочения документов, направлена служебная записка в Министерство.

Согласованы положения об архиве и об экспертной комиссии 53 организаций.

Специалисты отдела комплектования приняли участие в 42 заседаниях экспертных комиссий (ЭК) 42 курируемых организаций; по обращениям личным или по телефону по вопросам формирования архивного фонда ими сделано 1498 консультаций (в том числе архивным отделам муниципальных округов, негосударственным организациям и конкурсным управляющим), в том числе с выходом в организации – 189.

На государственное хранение принята управленческая документация 32 организаций за 1910-2022 гг., документы личного происхождения А.С. Чернова, С.С. Милосердова, П.В. Петручука, А.П. Малина, М.А. Румянцевой, А.Н. Смирнова.

Приняты на хранение фотодокументы от ТОГБУК «Государственный ансамбль бального танца “Цвета радуги”», МВЦ Тамбовской области), Тамбовского кукольного театра, Тамбовской областной Думы; видеодокументы от Тамбовской областной Думы и ТОГБУ «ТРК Тамбовская губерния».

Упорядочение документов проведено в соответствии с заявками организаций и по результатам электронных торгов по закупкам товаров (услуг, работ).

Услугами архива воспользовались 10260 пользователей (без учёта пользователей в сети Интернет).

[1] За исключением приёма и консультирования граждан в отделе организационно-методической и справочной работы