ИНФОРМАЦИЯ

к отчёту о выполнении государственного задания

ТОГБУ «Государственный архив Тамбовской области»»

за 2024 год

В течение 2024 года Государственный архив Тамбовской области работал в соответствии с утверждённым планом, государственным заданием на оказание государственных услуг (выполнение работ), рекомендациями Росархива «О планировании работы архивных учреждений на 2024 год и их отчётности за 2023 год», приказами министерства культуры Тамбовской области (далее – Министерство) и ТОГБУ «Государственный архив Тамбовской области» (далее – архив), решениями дирекции архива.

1. Оказание информационных услуг на основе архивных документов

Исполнено 1398 социально-правовых запросов, что составило 147% к плану. Это запросы,  связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и международными обязательствами Российской Федерации. Количество поступивших социально–правовых запросов увеличилось на 9% по отношению к уровню прошлого года.

Также исполнено 4874 тематических запроса, в т.ч. по запросам органов власти и управления подготовлено 390 информационных материалов:

об участниках Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.;

о переименовании населённых пунктов;

об истории церквей, монастырей, мечетей;

о зданиях, сооружениях и их принадлежности и др.;

запросы органов загс, суда, прокуратуры.  

В рамках подготовки экспозиции «История Тамбовского лагеря военнопленных № 188», по запросу УФСИН России по Тамбовской области, для демонстрации фильма предоставлены видеоматериалы «Спецлагерь НКВД СССР № 188 – глазами очевидцев».

По запросу телекомпании НТВ ООО «ВЕРСИЯ. Библиотека прав» подготовлены материалы для цикла телепередач «Следствие вели…» с ведущим Л. Каневским; по запросу ОТР - для телепередачи, посвящённой В.И. Агапкину: «Марш, возвышающий душу».

Дано ответов пользователям, обратившимся в архив через сайт архива (раздел «Форум») и в соцсетях – 398. В связи с внедрением ЕАИС, что предоставило пользователям самостоятельно работать с научно-справочным аппаратом,  работа «Форума» прекращена с 01.10.2024.

На личном приёме специалисты отдела организационно-методической и справочной работы и отдела использования и публикации документов   проконсультировали об архивной информации 3099 граждан.

В связи с запросами граждан об информации о нахождении в плену их родственников и выдаче им копий документов из фильтрационных дел, комиссия по рассекречиванию документов рассекретила ряд документов из ф. Р-5306 Фильтрационный фонд Управления МБ РФ по Тамбовской области, за 1945-1981 гг.

2. Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним (очная)

Читальный зал посетило 293 пользователя, из них впервые – 178. Всего посещений – 2800. С 18 ноября и до конца 2024 года читальный зал был закрыт для посещений в связи с заменой лифтового оборудования и отсутствием возможности транспортировки документов в читальный зал.

Основные направления исследовательских работ – генеалогия, история градостроительства, Тамбовской епархии, памятники истории и культуры.

В читальный зал было выдано 4060 описей дел, 17 594 дела, 320 печатных изданий из научно-справочной библиотеки. Пользователям всех категорий из архивохранилищ выдано 63634 дела.

По заказам пользователей читального зала выполнялись заказы на изготовление копий архивных документов.

Проведены экскурсии по архиву для детей сотрудников архива «Мама, бабушка и тётя – архивисты на работе», для чего был подготовлен квест «Путешествие по архивным лабиринтам», цель которого заключалась в знакомстве ребят с местом работы членов их семьи; для студентов ТГУ им. Г.Р. Державина.

К 225-летию со дня рождения А.С. Пушкина в читальном зале архива экспонируется выставка документов «Тамбовская тропинка к Пушкину».

3. Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним (удалённая)

Удалённый доступ пользователей к справочно-поисковым средствам к документам обеспечивается размещением на официальном сайте архива и в автоматизированной информационной системе «Электронный каталог Государственного архива Тамбовской области» оцифрованных описей документов, указателей и баз данных.

Удалённый доступ пользователей к копиям документальных источников обеспечивается размещением на сайте архива и в социальных сетях информационных материалов по профильной архиву тематике.

В средствах массовой информации размещены статьи и сообщения сотрудников архива, подготовленные на основе документальных источников:

1. «Ветви и корни генеалогического древа». Газета «Тамбовская жизнь», 24.01.2024. С. 11; 06.03.2024. С.12;
2. «Сочинения из позапрошлого века». Там же. 24.07.2024. С.11;
3. «Имена, события, факты…». Там же. 02.08.2024. С.6.
4.  «Семья: взгляд в прошлое (генеалогические исследования в Государственном архиве Тамбовской области». Тамбовская старина: иллюстрированный научно-популярный альманах. Выпуск 9. – Тамбов, 2024. С. 82-83.
5. «Род Космодамианских». Там же. С. 101-109.
6.  «Коллекция материалов семьи Милосердовых в государственном архиве Тамбовской области». Там же. С.140-143.

В сборниках материалов научных конференций размещены 11 статей («Из истории железнодорожного строительства», «Крестьянство и власть: 1930-е годы», «Из истории благотворительности в Тамбове» и др.); на сайте архива опубликовано 28 статей и сообщений; на официальных страницах архива в социальных сетях «ВКонтакте» и «Одноклассники» размещено 260 постов о составе и содержании архивных фондов и о значимых событиях в архиве.

На сайте ЦГАЛИ (СПб) размещено сообщение с видеопрезентацией «Страницы любви и творчества тамбовского поэта Семёна Семёновича Милосердова» (по документам личного происхождения).

На сайте архива размещены виртуальные выставки документов «Тамбовская тропинка к Пушкину» (к 225-летию со дня рождения А.С. Пушкина) и «Из истории тамбовских монастырей».

            В связи с введением в действие «Электронного каталога Государственного архива Тамбовской области» и увеличением числа подписчиков страниц архива в социальных сетях «ВКонтакте» и «Одноклассники» возросло количество посещений пользователями информационных ресурсов архива в удалённом режиме – 264% к годовому плану.

4. Обеспечение сохранности и учёт архивных документов

   В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации  подготовлены паспорт государственного архива и паспорт рукописных отделов музеев и библиотек, научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 01.01.2025, а также сведения об итогах паспортизации архивов организаций – источников комплектования государственного архива по состоянию на 01.12.2024.

Согласно данным учёта, в архивохранилищах ГАТО хранится 4014 архивных фондов, содержащих 1 359 961 ед.хр. документации. Это управленческая, научно-техническая документация, документы личного происхождения, аудиовидеодокументы.

С целью улучшения сохранности архивных документов на средства архива приобретено 120 пог. метров архивных стеллажей; лабораторией копирования, реставрации и переплёта изготовлено 710 архивных коробок.

Отреставрировано в комплексе с переплётом и подшивкой 2638 ед. хр., с реставрацией и мелким ремонтом 116652 листов, а также 27,2 кв.м. крупноформатных документов (карт, планов). Проведена дезинфекция 411 дел.

Подшито и переплетено 329 дел текущего делопроизводства, 205 книг научно-справочной библиотеки и 2 подшивки газет.

Проведена реставрационно-профилактическая обработка 1163 кадров в 12 микрофильмах страхового фонда, на которых были обнаружены дефекты.

Проведена выверка учётных документов 95 фондов досоветского и советского периода, в которых учтено 8779 ед. хр.

В целях восстановления комплектности описей оцифровано 197 описей  (4732 листа), из 101 фонда. На 01.01.2025 все описи дел, хранящихся в архиве, имеют нормативное количество экземпляров в виде машинописных копий, или ксерокопий, или электронных копий.

В соответствии с планом проводилась проверка наличия и физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов.

Осуществлялась работа по созданию электронного фонда пользования на архивные документы в соответствии с методическими рекомендациями «Электронный фонд пользования: хранение, учёт и использование» (М., 2023). Оцифрованы документы на бумажной основе в количестве 100 ед. хр. (21453 листа): ревизские сказки ф. 12 Тамбовская казённая палата, метрические книги Борисоглебского уезда ф. 1049 Коллекция метрических книг церквей Тамбовской губернии, ф. 1068 Окружные, уездные и городские по делам о выборах в Учредительное собрание комиссии Тамбовской губернии (доступ обеспечивается в читальном зале архива).

Оцифровано 1 дело ф. Р-1234 Коллекция документов участников Великой Отечественной войны (материалы о подвиге Т. Дерунец), фотодокументы из коллекции фотодокументов в количестве 900 ед. хр., 1 фотоальбом, 1 книга (65 листов) из научно-справочной библиотеки (Г.И. Ходякова «И пусть горит свеча…»), опись ф. Р-5065 «Ордена «Знак Почета» колхоз имени В.И. Ленина Кирсановского района Тамбовской области» (Ирская коммуна) (99 листов) (размещены на сайте).

В автоматизированную систему учёта архивных документов Архивного фонда Российской Федерации «Архивный фонд» на 01.01.2025 внесено описание 3980 фондов, 8159 описей, 271075 заголовков на уровне единиц хранения (доступ в ЕАИС).

5. Комплектование архивными документами

В сфере взаимодействия архива с организациями-источниками комплектования и федеральными структурами, с которыми заключены соглашения о сотрудничестве по вопросам архивного дела, на постоянной основе проводится работа по оказанию методической и практической помощи в разработке положений об экспертных комиссиях (ЭК) и архивах, составлении номенклатур дел, описей дел.

В Списке организаций-источников комплектования – 96 организаций, в списке федеральных организаций, с которыми заключено трёхстороннее соглашение о взаимодействии в сфере архивного дела – 25 организаций, в списке держателей личных фондов – 17 фондообразователей.

Специалисты отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов (далее – отдел комплектования) приняли участие в 49 заседаниях ЭК курируемых организаций; по обращениям по вопросам формирования архивного фонда ими сделано 1704 консультации, в том числе с выходом в организации – 190. В учреждения-источники комплектования направлено 17 писем о необходимости соблюдения нормативных требований в сфере архивного дела.

Отделом комплектования подготовлены и проведены семинары-практикумы для специалистов организаций-источников комплектования на темы:

1. «Изменения в нормативно-правовой базе делопроизводства и архивного дела: внедрение в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 №77»;

2. «Составление паспорта архива организации»;

3. «Номенклатура дел: понятие, этапы подготовки, требования к составлению и оформлению».

Зав. отделом Е.В. Карикова по приглашению организации-источника комплектования архива – ТОГОАУ ДПО «Институт повышения квалификации работников образования» – провела занятия по делопроизводственной и архивной практике для слушателей курсов профессиональной переподготовки работников образовательных учреждений «Менеджмент в образовании».

На основе перечней документов продолжалась работа по включению управленческой документации в состав Архивного фонда Российской Федерации. Специалисты архива – эксперты ЭПК – рассмотрели номенклатуры дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в соответствии с обращениями организаций-источников комплектования архива, а также федеральных и муниципальных организаций. Согласовано 28 номенклатур дел, из них 8 разработаны впервые, с помощью кураторов архива. Утверждены и согласованы ЭПК описи дел 23 организаций, представленные архивом.

Упорядочение документов проведено в соответствии с заявками организаций в 21 организации. В соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», заключались договоры на оказание услуг по упорядочению архивных документов на электронной площадке (закупка у единственного поставщика, без торгов) с тремя учреждениями. По результатам электронных торгов по закупкам товаров (услуг, работ) заключён госконтракт на оказание услуг по упорядочению архивных документов с Правительством Тамбовской области.

На государственное хранение принята управленческая документация 11 организаций за 1947-2023 гг., документы личного происхождения А.С. Чернова, В.Б. Седых, В.М. Тютюнника, С.С. Милосердова, П.В. Петручука, М.М. Козлова.

Приняты на хранение фотодокументы от ТОГАУК «Тамбовтеатр» (Тамбовский государственный театр кукол) за 2020-2021 гг. и видеодокументы ТОГБУ «Телевизионная и радиовещательная компания «Тамбовская губерния» за 2016 год.