Источниками комплектования Государственного архива Тамбовской области являются органы государственной власти Тамбовской области, областные организации, учреждения, предприятия государственной формы собственности (кроме федеральной),  и организации негосударственной формы собственности: акционерные общества, некоммерческие и общественные организации. Также  архив  комплектуется документами личного происхождения (то есть документами, образовавшимися в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода).

С организациями - источниками комплектования и гражданами - держателями  личных фондов заключены договоры о сотрудничестве.

Уточнение Списка проводится ежегодно по результатам проведенной отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов (далее: отдел комплектования) работы с вновь созданными, ликвидированными или реорганизованными органами государственной власти, организациями, учреждениями. В Список включаются организации,  в процессе деятельности которых создаются документы, имеющие историческую и практическую ценность.

С источниками комплектования работают кураторы – архивисты отдела комплектования. В соответствии с договорами кураторы оказывают методическую и практическую помощь организациям в составлении номенклатур дел, описей дел, положений об экспертных комиссиях (ЭК)  и архивах, а также  в организации внедрения в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526.

Кураторы архива входят в состав экспертных комиссий организаций – источников комплектования и, как правило, сотрудничают с секретарем ЭК – архивариусом или лицом, ответственным за архив организации. Работа кураторов с ЭК организации в основном направлена на то, чтобы данные ЭК выполняли возложенные на них задачи и функции в соответствии с требованиями Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Отделом комплектования ежегодно проводятся семинары-практикумы по различным аспектам архивной работы в организациях для представителей организаций, ответственных за делопроизводство и архивное хранение документов.