Государственный архив Тамбовской области располагается в двух зданиях – специальном и приспособленном. В основном здании архива (Советская, 107) расположено 5 архивохранилищ, читальный зал на 14 пользовательских мест и все основные службы архива. Приспособленное здание по Моршанскому шоссе, 18 а, занимает одно архивохранилище. Общее количество хранящихся документов –1,3 млн. ед.хр. Протяжённость архивных полок – 13937,3 пог.м. Загруженность архивохранилищ — 98%. Оба здания архива оснащены охранно-пожарной сигнализацией и средствами автоматического пожаротушения.

Для исполнения государственной услуги по предоставлению архивных документов пользователям в соответствии с их запросами архив создаёт научно-справочный аппарат к документам архива, в том числе в электронном виде, а также электронные образы документов. Все подразделения архива оборудованы необходимой оргтехникой. Компьютеры объединены в локальную сеть. Читальный зал архива оснащён компьютером, обеспечивающим доступ пользователей к базам данных архива, электронным описям, оцифрованным книгам научно-справочной библиотеки.

Для предоставления пользователям услуг по копированию документов архив располагает ксероксом и сканером. Лаборатория архива оснащена оборудованием для копирования, дезинфекции, переплёта документов, изготовления архивных коробок.