27 сентября сотрудники отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, НТО документов совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов провели очередной семинар-практикум для организаций, являющихся источниками комплектования ТОГБУ «ГАТО».

В этот раз тема семинара, в котором приняли участие представители органов исполнительной власти, учреждений образования, культуры и медицины, ответственные за ведение архива и делопроизводства, была посвящена составлению паспорта архива организации и ведению учетных документов ведомственного архива.

Ежегодно организации-источники комплектования заполняют паспорт архива, в котором отражают состав и условия хранения документов по состоянию на 1-е декабря текущего года, однако, как показывает практика, далеко не все они самостоятельно (без помощи кураторов) справляются с данной задачей.

В ходе проведения семинара зав. отделом комплектования Карикова Екатерина Васильевна напомнила присутствующим содержание нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).

Ведущий архивист Шнякина Ирина Евгеньевна подробно изложила порядок оформления адресной части паспорта, детально разъяснила правила заполнения каждого из его разделов и требования к содержанию пояснительной записки. Ирина Евгеньевна обобщила наиболее типичные ошибки, допускаемые при подсчете состава документов, привела примеры оформления паспорта архива, ответила на многочисленные вопросы участников семинара. Под ее руководством присутствующие закрепили навыки определения количества и состава архивных документов, которые отражаются в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием, заполнили бланки паспортов своих архивов.

Главный хранитель ТОГБУ «ГАТО» Ускова Людмила Алексеевна рассказала о значении учета документов АФ РФ, перечислила состав обязательных учетных документов архива организации, прокомментировала порядок заполнения и ведения книги учета поступления и выбытия дел, листа (карточки) фонда, актов приема-передачи архивных документов на хранение/об обнаружении/утрате/повреждениях документов, реестра описей и др., остановилась на некоторых аспектах формирования описей дел и листов-заверителей.

Участники семинара получили обширный раздаточный материал, который поможет надлежащему ведению учетной документации в архиве их организаций.

Программа мероприятия получилась насыщенной и информативной. Присутствующие высоко оценили предложенный формат методических рекомендаций, пожелав сотрудникам ТОГБУ «ГАТО» продолжить практику проведения подобных занятий, постепенно расширяя их тематику.

По завершении семинара-практикума участники традиционно пообщались со своими кураторами, обсудили насущные проблемы архивной работы и получили необходимые консультации.

Карикова Екатерина Васильевна,

зав. отделом комплектования,

ведомственных архивов и делопроизводства,

научно-технической обработки документов