6 февраля 2020 г. состоялось заседание дирекции ТОГБУ «ГАТО», главной темой которого было подведение итогов работы учреждения за прошедший год.

Участники заседания отметили, что отделы архива не только справились с поставленными задачами, но и перевыполнили ряд целевых показателей. Успешному выполнению плана способствовали добросовестное отношение к работе, взаимопомощь между отделами, передача опыта работы ведущими специалистами коллегам, только осваивающим труд архивиста.

Более чем на 10% перевыполнены показатели по реставрации документов, приёму на государственное хранение управленческих документов и документов личного происхождения, ведению тематических баз данных, экспертизе ценности документов.

Архивистами принято и проконсультировано 4,5 тыс. граждан, лично обратившихся в архив; дано 800 консультаций юридическим лицам по вопросам архивного дела, в том числе, с выходом в организации.

Оказана методическая помощь организациям - источникам комплектования архива по вопросам формирования архивного фонда. Для представителей организаций, комплектующих архив, организовано и проведено два семинара-практикума, получивших положительную оценку участников.

В 2019 году архивом было подготовлено 48 мероприятий, содержащих сведения о составе и содержании архивных фондов, хранящихся в архиве. Это публикации, выступления сотрудников на научно-практических конференциях, презентациях, других общественных мероприятиях, лекции для учащихся, экскурсии, выставки архивных документов, в том числе виртуальные.

Дирекцией отмечено, что в 2019 году на 24 % по отношению к показателю прошлого года уменьшилось поступление запросов о работе и заработной плате, но на 23% возрос объём исполняемых генеалогических запросов, требующих более масштабных исследований и существенных затрат времени.

Увеличилось количество обращений в архив через Форум сайта, на котором дано 400 ответов о составе и содержании фондов, хранящихся в архиве.

В читальном зале архива работали с документами 354 пользователя, в том числе граждане Германии, Израиля и Великобритании. Основной контингент посетителей читального зала представлен пользователями, занимающимися составлением родословных.

С высокой интенсивностью работали хранители фондов. Из архивохранилищ было выдано и возвращено на места хранения 62,5 тыс. дел.

Особое внимание уделялось внедрению Порядка самостоятельного копирования собственным техническим средством пользователя архивных документов в читальном зале ТОГБУ «ГАТО». Это новый, активно осваиваемый обеими сторонами и пользующийся спросом вид взаимоотношений архива с пользователями. Правом самостоятельного копирования воспользовались 54 пользователя.

Немало внимания уделяется материально-техническому обеспечению архива и улучшению условий труда сотрудников. По мере необходимости приобретались расходные материалы и оборудование, в том числе оргтехника. В целях создания и обеспечения здоровых и безопасных условий труда для работников, приобретена мебель и индивидуальные средства защиты в лабораторию, отдел обеспечения сохранности и государственного учёта документов, отдел использования и публикации документов; продолжена замена окон на теплосберегающие аналоги. Частично отремонтирована крыша основного здания архива.

Все мероприятия по улучшению условий труда и материально-техническому обеспечению были осуществлены за счёт средств, полученных от оказания платных услуг.

Осуществлена регистрация нового устава архива, внесены изменения в Положение об оплате труда работников, внедрена в эксплуатацию контрольно-кассовая техника.

Дирекцией были рассмотрены проблемы, возникающие в ходе работы каждого отдела, и намечены пути их решения. По результатам обсуждения определены приоритетные направления в работе коллектива архива на текущий год, в числе которых внедрение в практику работы вновь поступивших нормативных документов в сфере архивного дела и информационная поддержка мероприятий, связанных с празднованием 75-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.

Коршунова Маргарита Владимировна,

Заместитель директора