10 марта в календаре значится как День архивов, архивисты считают его одной из важных вех в истории архивной службы.
Название «архив» появилось впервые в русском законодательстве при Петре I, хотя документы на Руси сохранялись с гораздо более ранних времён.

28 февраля (по старому стилю), 10 марта по новому стилю, 1720 года Петром I был утверждён общий закон для всех коллегий, так называемый «Генеральный Регламент или Устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданнейше поступать имеют». Были учреждены Государственные Коллегии – прообраз будущих министерств: Иностранных дел, Камор-коллегия, Ревизион, Юстиц-коллегия, Воинская, Адмиралтейская, Коммерц-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Берг-коллегия и Мануфактур-коллегия, каждая во главе с президентом.

Регламент состоял из 55 глав, в которых устанавливался порядок деятельности, режим работы Коллегий, расписывались обязанности членов коллегий, президента, секретаря, канцеляристов и прочих служителей, между прочим, приводился текст клятвы, которую должны были давать и члены коллегий, и прочие гражданские чины, обязуясь быть добрым и послушным подданным государя, защищать его интересы, для своей корысти против присяги не поступать.

В 44 главе Генерального регламента «О архивах» говорилось об архивах коллегий: «Книги, документы, дела, учинённые регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются, токмо из того изъяты суть особливые уставы, регламенты и все те документы и книги, которые в коллегиях и канцеляриях и конторах для справки, и правила их всегда при них имеют быть. И дабы Коллегии и их канцелярии знать могли, куда и в который архив им вышепомянутые письма надлежит отдавать: того ради повелевает его царское величество иметь два архива, один всем делам всех коллегий, которые не касаются приходу и расходу, быть под надзиранием Иностранных дел коллегии, а которые касаются приходу и расходу, тем быть под надзиранием Ревизион-коллегии».

Говоря современным языком, все документы, отложившиеся в процессе деятельности каждой коллегии, полагалось через три года сдавать из канцелярии в архив под расписку архивариусу. Отделение от текущего производства документов, потерявших оперативное значение, хранение их с особых помещениях под надзором специально назначенных лиц – всё это способствовало сохранности архивных документов.

Любопытно, что в конце Генерального Регламента было дано толкование встречающихся в тексте иностранных слов, например: прерогативы – преимущества, публичные – всенародные, криминальное – вина, подлежащая смерти, члены – судейские товарищи, респект – почтение, документы – доказательные письма и т.д.

Безусловно, и в существовавших тогда провинциях велось делопроизводство. При Тамбовской провинциальной канцелярии, учреждённой в 1719 году, тоже имелся архив. Согласно описанию г. Тамбова 1745 года, провинциальная канцелярия располагалась в деревянном доме из пяти комнат с сенями, в её текущем архиве у секретаря Алексея Данилова имелись дела секретные за 1728-1744 гг. по описям, книга переписная мужеска и женска полу душ города Тамбова и уезда, списки колодников, содержавшихся в тюрьме, ведомости о денежной казне, недоимках, ведомость об оставшейся от персидского посольства 1741 г. провизии и т.п. Кроме того, в городе имелась «архива каменная», в которой хранились дела прошлых лет, под надзором канцеляриста Ивана Дулова. Архивная изба упоминается и в период управления Тамбовским наместничеством Г.Р. Державиным.

К началу XIX в. в России существовали архивы двух видов: при каждом центральном и местном учреждении был свой архив, где хранились документы, отложившиеся в процессе деятельности данного учреждения со времени его возникновения. К концу XIX в. наиболее крупными были: архив Государственного совета, архивы Святейшего синода, Министерства народного просвещения, Министерства иностранных дел, Главного штаба. А в губернских, уездных учреждениях имелись свои архивы, которыми ведомства распоряжались самостоятельно, регламентировали их работу, заботились и о сохранности документов, определяли правила доступа к ним.

В 1884 году в числе первых в России была образована Тамбовская учёная архивная комиссия, занимавшаяся сбором, хранением и описанием документов и предметов материальной культуры. К 1918 году комиссия имела на хранении 14 архивных фондов. После октябрьской революции 1917 г., впервые в истории России, развитие архивного дела было поставлено в ряд общегосударственных задач. 1 июня 1918 г. Совет народных комиссаров принял декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

Сейчас Государственный архив Тамбовской области является серьёзным учреждением, ведущим важную работу по сохранению национального документального достояния.

Важнейшей задачей является использование архивных документов в научных, общественных, экономических, социально-правовых, культурных и образовательных целях. Архивные документы, хранящиеся в ГАТО, востребованы научной общественностью не только Тамбова, но и других городов России, ближнего и дальнего зарубежья. На их основе написаны кандидатские и докторские диссертации, учебные пособия и книги по истории нашего отечества.